Исполнительная документация в строительстве - состав и правила ведения

Любое строительство сопровождается большим пакетом исполнительной документации (ИД). Ее разработкой, согласованием занимаются ответственные лица. Без первичных текстовых электронных, бумажных документов невозможно оформить регистрацию, согласовать ввод здания в эксплуатацию.

На основании ИД проводится анализ проведенных работ, составляются фактические отчеты для заинтересованных сторон. В состав исполнительной документации входят готовые чертежи, журналы, акты, протоколы проверок, исследований, сметы, экземпляры документов по охране труда, технике безопасности, фотографии, фиксирующие состояние объекта на различных стадиях строительства.

Зачем ведется исполнительная документация?

Причин несколько:

1. Констатация прецедента выполнения строительных работ. В документах подробно описываются действия строителей, особенности используемых стройматериалов.

2. Юридическая защита. ИД служит доказательством исполнения обязательств перед партнерами. В случае возникновения споров может быть использована в суде.

3. Сдача объекта капитального строительства в эксплуатацию. По Закону документация нужна для получения разрешений на начало строительных работ, сдачу здания, сооружения в эксплуатацию.

4. Анализ расходов. Сметная документация, рабочие журналы помогают анализировать финансовые расходы.

5. Фиксация отклонений. Иногда обстоятельства требуют внесения корректировок в изначальный замысел. Все трансформации, причины влияющие на дальнейший ход строительных работ, обязательно фиксируются в исполнительной документации.

Разновидности исполнительной документации

Перечень бумаг зависит от профиля, типа, объема, сложности строительных, монтажных работ. Количество исполнительной документации на разных стройках может отличаться друг от друга.

Различают три основные категории исполнительной документации: акты, целые и разбивочные визуальные изображения, журналы работ с полной разбивкой. 

Также в комплект документации могут входить сертификаты, результаты лабораторных, геодезических исследований, заключения экспертиз. 

Какие виды работ охватывает исполнительная документация. Перечислим по пунктам:

• Подготовительные мероприятия. Сюда можно отнести геодезические испытания, исследование местности с указанием координат места постройки.

• Строительство фундамента, стен, монтаж кровли. Внешняя, внутренняя отделка, реконструкция, ремонт.

• Прокладка общих наружных, внутренних инженерных сетей, коммуникаций.

Обеспечением документальной базы обычно занимаются проектировщики, инженеры, прорабы, юристы, подрядчики и прочие ответственные лица в этой области. Они составляют, подписывают, согласовывают документы, делают в них необходимые отметки, указывают внесенные корректировки, осуществляются передачу в госучреждения. 

Что входит в состав исполнительной документации?

Вот примерный список:

Титульный лист

Существует общепринятый шаблон, регламентирующий, как составлять исполнительные документы. В верхней части титульного листа нужно прописать данные о партнерах. Ниже размещается заголовок. Затем должно быть указано наименование новой постройки. Это порядок заполнения титульного листа. По возможности рекомендуем следовать образцу.

Реестр исполнительной документации

В реестр вносятся следующие документы: акты выполненных работ, паспорта, сертификаты, свидетельства того, что исполнитель решил все задачи, исполнил взятые на себя обязательства. 

Ведомость изменений

Это файл, в который заносятся новые корректировки, записанные в проектную документацию. Он часто служит основанием для подтверждения согласованностей при появлении противоречий.

Ведение ведомости может осуществляться менеджером проекта, архитектором или другим контролирующим работником. Этот документ обновляется каждый раз при внесении изменений в проект. При необходимости передается в вышестоящие организации, должен быть доступен всем заинтересованным сторонам. 

Журналы 

Существует несколько видов журналов:

• Основной документ, отражающий отдельные виды работ, их объемы, дату и время выполнения, замечания.

• Учета стройматериалов. В нем ответственное лицо вносит записи о постоянных расходах, учете строительных материалов на объекте.

• Учета машин, механизмов. Информация об использовании, техническом статусе техники. Позволяет заранее выявлять проблемы, своевременно обслуживать и ремонтировать сложные механизмы.

• Замечаний, дефектов. Фиксация выявленных недочетов, а также меры по их устранению.

Журнал должен быть доступен для проверки. Записи выполняют, передают уполномоченные сотрудники регулярно, желательно ежедневно.

Акты приемки 

Акты освидетельствования работ, испытаний подтверждают исполнение застройщиком своих обязанностей. 

В них указываются:

• Наименование.

• Дата.

• Ссылки на проектную документацию.

• Подписи представителей контрагентов.

• Примечания о замечаниях, недостатках, если таковые имеются.

Скрытые акты принятия оформляются для работ, которые после завершения не могут быть визуально проверены. Они свидетельствуют, что скрытые инженерные коммуникации были проложены по утвержденной схеме, без нарушений. Подписание происходит перед их засыпкой или закрытием.

Протоколы испытаний качества конструктивных элементов, систем, дополнительного оборудования удостоверяют их соответствие установленным государственным требованиям, нормативам, ГОСТ.

Нормативная документация помогает обеспечить ведомственный надзор на всех этапах строительства. Подтверждает факт выполнения градостроительных работ, может использоваться в суде. Исполнительная документация является основанием для произведения расчетов.

Разрешительные документы

Это исполнительная документация, необходимая для легального проведения строительных работ. Включает в себя:

1. Разрешение на строительство.

2. Проектная документация.

3. Экспертизы.

4. Приказ о назначении уполномоченных лиц.

5. Договоры, контракты, допуски.

6. Согласования с собственниками смежных земельных участков.

7. Акты обследования, заключения.

8. Лицензии, сертификаты.

9. Документы о праве собственности на землю.

Чертежи 

Детализированные чертежи показывают размеры, формы и конструкции объектов. Схемы — упрощенные графические изображения. Фокусируются на определенных аспектах, таких как электрические или сантехнические системы.

Архитектурные, конструктивные, инженерные, планировочные чертежи — это средство общения между архитекторами, инженерами, исполнителями. Помогают в планировании строительства, включая расчет масштаба работ. Могут использоваться для решения споров.

Как оформлять?

Исполнительная документация обязана соответствовать действующим строительным нормам, стандартам, а также внутреннему регламенту организации.

Нужно, чтобы она была четкой, понятной, содержала точные сведения о произведенных работах.

Существуют строгие правила составления, хранения исполнительной документации. Они составлены в соответствии с Законодательством РФ и требованиями органов Минстроя, Ростехнадзора. 

За подготовку детальной документации отвечает группа специалистов. Они делают это самостоятельно или с помощью специальных программ. Второй вариант намного удобнее. На сервисе можно легко найти примеры и образцы всех положений, кодексов, основы документов. Есть возможность скачать мобильное приложение на телефон и получать информацию о рабочих процессах на строительстве, производстве 24 часа в сутки 7 дней в неделю в течение всего года. 

По всем вопросам вы можете получить бесплатную консультацию наших специалистов. Мы всегда на связи. Поможем разобраться с алгоритмами работы сайта, расскажем, как передать исполнительную документацию в соответствующие органы, сделать работу проще и легче.