Исполнительная документация в электронном виде или в бумажном: в чем разница?

Исполнительная документация в строительстве — это обязательный набор документов, который фиксирует выполнение строительных работ, обеспечивает их соответствие проекту, а также требованиям нормативных актов. 

На протяжении многих лет она велась исключительно в бумажном виде. Однако с развитием цифровых технологий появился электронный документооборот. Это существенно изменило подход к работе с документацией.

Электронная исполнительная документация кардинально меняет подход к управлению строительными проектами, значительно повышает прозрачность всех процессов. Появляется возможность оформления документации с самого начала строительства. Это помогает избежать спешки, ошибок и задержек сдачи объекта.

Эта статья посвящена сравнению бумажной и электронной исполнительной документации.

Различия между электронным и бумажным оборотом документов

Существенные различия между бумажным и электронным форматами заключений в способах хранения, передачи, юридического оформления, затратах на ведение документации.

• Бумажная документация. Оформление каждого файла в другом формате требует значительных затрат на печать, логистику, организацию хранения. Бумажные носители допускается хранить только в архивах или специально оборудованных помещениях. Это увеличивает затраты на поддержание документации в надлежащем состоянии. 

Процессы передачи документов от одной стороны к другой зачастую занимают много времени, поскольку для подписания бумаг, внесения правок необходимо личное присутствие участников.

• Электронная документация. Электронные документы передаются в цифровом формате, сохраняются на серверах. Их передача возможна через интернет. Это существенно упрощает процесс согласования. 

Они могут быть подписаны удаленно электронной подписью (КЭП). Цифровые технологии экономят время, снижают затраты на печать, хранение. Всем участникам проекта предоставляется быстрый доступ к документам.

Юридическая значимость 

По закону, документы, подписанные электронной подписью, имеют юридическую силу. Это означает, что они могут использоваться в качестве доказательства в суде, приниматься на официальном уровне.

Пример из практики

В 2023 году одна строительная компания из Санкт-Петербурга полностью перешла на электронный документооборот для взаимодействия с подрядчиками, поставщиками. Контрагенты стали подписывать документы удаленно. Это сократило время сбора подписей на акты выполненных работ с двух недель до двух дней. 

Экономия времени, затрат

Переход на электронный документооборот может сэкономить нам значительные средства, особенно на этапах оформления, согласования документации. Для бумажных документов требуется не только печать каждого экземпляра, но пересылка между аэропортами, ознакомление с архивами.

Электронные документы, напротив, легко дублируются, их не нужно печатать. Их можно переслать по электронной почте.

Пример из практики

Крупный строительный подрядчик из Москвы, благодаря цифровизации, сэкономил несколько миллионов рублей за два года на печати, логистике документов. 

Безопасность и устойчивость к рискам

Электронные системы обеспечивают высокий уровень защиты данных. Они хранятся на серверах. Доступ контролируется паролями, системой шифрования. Вдобавок, такие системы позволяют автоматически создавать резервные копии, которые защищают данные от потерь.

Бумажные документы, напротив, более уязвимы к физическим повреждениям — их могут испортить пожар, наводнение или даже неправильное хранение. Кроме того, бумажные документы занимают много места, требуют вложений в обеспечение условий хранения. 

Пример из практики

Крупная строительная компания потеряла часть архива при затоплении помещения. Переход на электронный документооборот помог обезопасить данные, сохранив их в облачном хранилище с резервным копированием.

Точность и надежность информации

Электронные системы минимизируют ошибки, связанные с человеческим фактором. Они автоматически проверяют документы на полноту, соответствие нормативным требованиям, снижают пропускные способности, ошибки. Это особенно важно при оформлении исполнительной документации.

Пример из практики

В 2022 году одна строительная компания внедрила систему проверки наличия исполнительной документации на обязательных полях. Это сократит количество ошибок на 60%, значительно ускорило процесс сдачи объектов. 

Несмотря на преимущества, электронный документооборот имеет свои недостатки. 

1.     Зависимость от технологий. В случае сбоев в сети или поломки оборудования работа с документами может быть временно приостановлена. Это особенно актуально для удаленных объектов, где доступ к интернету может быть ограничен. 

2.     Высокие начальные затраты на внедрение. Переход на электронный  документооборот в программное обеспечение требует обучения персонала, изменения системы. 

3.     Риски киберугроз. Цифровые системы развития киберугроз, включая вирусы, утечку данных, взломы. Поэтому компаниям необходимо обеспечивать высокий уровень безопасности, регулярно обновлять системы.

4.     Соблюдение Закона РФ. При работе с электронными документами нужно соблюдать ряд законодательных норм, например, обязательного применения КЭП. Для многих сотрудников может потребоваться дополнительное обучение.

Пример из практики

Строительная компания в Сибири столкнулась с трудностями в пересылке документов на удаленных объектах из-за нестабильного интернета. Она была вынуждена использовать комбинированный подход, совмещая электронные документы в центральном офисе и бумажные — на отдаленных строительных площадках. 

Практические примеры использования

Одна из московских строительных компаний полностью перешла на электронную систему ведения исполнительной документации. Это позволило ускорить рабочие процессы, минимизировать задержки и обеспечить сохранность данных. В ходе проекта компании удалось сократить бюджет на логистику документов на 15%.

Преимущества цифровизации для строительных компаний

Плюсы:

• Прозрачность. Вся информация доступна в едином пространстве. Это улучшает координацию между участниками проекта.

• Эффективность. Сокращается время на проверку, утверждение документов.

• Экономия. Снижаются расходы на логистику, печать.

• Устойчивость к рискам. Благодаря резервному копированию и защите серверов уменьшается риск потери данных.

Электронная, бумажная исполнительная документация имеет свои плюсы, минусы. Переход на цифровые технологии — это шаг навстречу будущему. Для строительных компаний процессы цифровизации означают повышение эффективности, точности,  безопасности. 

Исследование цифровизации будущего строительной отрасли

Цифровизация в строительстве становится все более инновационной, особенно с учетом новых законодательных инициатив, направленных на цифровую трансформацию всех отраслей. В ближайшем будущем можно ожидать, что электронная исполнительная документация станет стандартом для большинства проектов. Это позволит строительным компаниям улучшить процессы управления, снизить затраты на разработку документации.

Возможности на будущее:

• Автоматизация, ИИ. Использование искусственного интеллекта для анализа, проверки исполнительной документации может минимизировать ошибки, повысить качество проектов. Например, системы ИИ могут автоматически проверять документы на соответствие нормативным требованиям.

• Интеграция с национальной сетью. В будущем можно будет ожидать строительства электронных систем компаний с национальным надзором. Это упростит процесс сдачи документации в разные органы, сделает его более прозрачным. 

Заключение: что выбрать?

Выбор между бумажной, электронной исполнительной документацией зависит от конкретного проекта. Бумажные документы могут быть сохранены в неизменном виде для небольших проектов или в тех случаях, когда заказчики требуют именно такого формата. Электронный документооборот оптимален для крупных компаний, стремящихся к ускорению процессов, снижению затрат.

Электронная документация — это удобство, безопасность, возможность сосредоточиться на основных аспектах строительства. Позволяет заказчику получить проект с полным пакетом документов, оформленным в срок. Такой подход защищает интересы заказчика, повышает репутацию поставщика, делает его надёжным партнёром, способным качественно, своевременно сдавать объекты.

На онлайн-сервисе dokitop.ru вы можете легко оформить всю исполнительную документацию в электронном виде, сэкономив время, ресурсы. Мы готовы помочь реализовать ваши проекты проще, быстрее.